Frivillige roller, der får en kampdag til at fungere

Kampdagen begynder før første fløjt. En lille, klart aftalt frivilligopgave kan gøre en stor praktisk forskel.

Der er mange måder at bidrage på

Et idrætsarrangement kan kræve hjælp til modtagelse, klargøring, oprydning og information. Hvilke roller der findes, afhænger af arrangøren og arrangementets størrelse. Man behøver ikke kende alle regler for at hjælpe med en afgrænset praktisk opgave.

Spørg den ansvarlige, hvad opgaven konkret indebærer. Hvem møder du ved ankomst? Hvilke materialer er klar? Hvem træffer beslutninger, hvis noget uventet sker? Tydelige svar gør starten lettere.

Tid og ansvar skal hænge sammen

Aftal både start og slut. En opgave, der lyder lille, kan ellers vokse til hele dagen. Fortæl på forhånd, hvis du kun kan være der i et bestemt tidsrum.

Spørg også, hvilke opgaver der kræver instruktion eller særlige kompetencer. Du skal ikke påtage dig sikkerhedsansvar, førstehjælpsopgaver eller tekniske opgaver, blot fordi ingen andre står lige ved siden af.

Gør overleveringen enkel før gæsterne kommer

Bed om en kort gennemgang, før opgaven begynder: Hvad skal være klar, hvordan ser en færdig opgave ud, og hvor findes det nødvendige udstyr? Hvis du eksempelvis hjælper ved en indgang, skal du vide, hvilke spørgsmål du selv kan besvare, og hvilke du sender videre. Du behøver ikke have en løsning på alt. Det er mere hjælpsomt at kunne henvise til den rigtige ansvarlige end at gætte på billetregler eller adgangsforhold under pres.

Et lille kort over placeringer kan være nyttigt for nye hjælpere. Det kan vise mødepunkt, depot og det sted, hvor den ansvarlige kan findes, uden at indeholde private kontaktoplysninger. Tjek, at oplysningerne gælder den aktuelle kampdag. En hal kan være indrettet forskelligt til forskellige arrangementer. Aftal også, hvordan du giver besked, hvis udstyr mangler, eller der opstår kø. En klar besked med sted og problem gør det lettere for andre at hjælpe hurtigt.

Gem erfaringer, som næste hjælper kan bruge

Efter vagten kan du notere nogle få praktiske forbedringer. Var vejvisningen svær at se? Manglede der en tydelig placering til et redskab? Var det uklart, hvem der tog imod afløsning? Beskriv situationen uden at hænge en gæst eller en anden frivillig ud. Del notatet med arrangøren gennem den aftalte kanal. En overlevering bliver brugbar, når den peger på noget, der kan ændres næste gang. Det kræver ikke et langt referat, og det bør ikke blive til en uformel samling af personoplysninger.

Giv erfaringen videre

En kort overlevering efter arrangementet kan spare næste hjælper for de samme spørgsmål. Skriv eksempelvis, hvor udstyret findes, eller hvad gæsterne ofte spurgte om. Hold personoplysninger ude af åbne notater.

Tak og tydelig organisering er også en del af et frivilligt miljø. Hvis du vil hjælpe igen, så aftal næste skridt med arrangøren. Denne tekst er en generel baggrundsartikel og annoncerer ikke aktuelle opgaver hos en bestemt klub eller forening.